Kaže jedna uzrečica "s protokolom se ne može pregovarati", ali se zato s voditeljicom Odsjeka za protokol u Upravnom odjelu za poslove gradonačelnika Grada Dubrovnika Romanom Malohodžić o njezinom poslu itekako da razgovarati. Organizacija događanja, način odijevanja, raspored sjedenja, bonton, lista uzvanika, prikladan poklon ili dekoracija prostorije komuniciraju određene neverbalne poruke, zbog čega je u ovom poslu važno poštovati određena pravila kako bi se gostima Grada iskazalo poštovanje.
- Protokol je ono što je u kazalištu inspicijent, osoba koja upravlja predstavom iza kulisa. Svakako, najvažnije je dobro se pripremiti. Naš posao je pobrinuti se za pripremne radnje za sve što slijedi: bilo da smo organizatori ili suorganizatori događaja na koji je pozvan predstavnik Grada Dubrovnika, započinje Romana.
Sve je isplanirano
Ljetno radno vrijeme traje od 7 do 15, zimsko od 8 do 16 sati, ali je Romana 24 sata dostupna na mobitelu.
- Radimo i izvan radnog vremena kad gradonačelnik, njegova zamjenica ili predsjednik Gradskog vijeća, primjerice, odlaze na neko događanje. Naš Odsjek je malen, čini ga nas četvero: kolegica Stela Sušić i ja te dva vozača – Josip Curić i Ivo Butrica. Svako jutro imamo kratki sastanak o zadacima za taj dan, ovisno o događaju koji slijedi. Naravno, ključna je pravovremena i direktna komunikacija s kolegama iz Upravnog odjela za poslove gradonačelnika, posebice gradonačelnikovom tajnicom i Odsjekom za odnose s javnostima, po potrebi i drugim upravnim tijelima, jer se promjene događaju "u hodu".
Kada je na rasporedu neki 'manji protokol' dogovorimo početkom tjedna ili dan-dva prije tko će ići, koje su obaveze gradonačelnika i pripremamo njega ili njegovog predstavnika za tu obvezu te organiziramo sve pripremne radnje kao što je prijevoz, priprema poklona i slično. Za svaki predmet vodimo i administraciju te imamo pohranjene sve podatke o završenom protokolu. Za veća i kompleksnija događanja, s više uzvanika, posao je nešto drukčiji.
Dva najvažnija događaja koja Grad Dubrovnik organizira jesu otvaranje Dubrovačkih ljetnih igara i Festa sv. Vlaha.
- Pripreme za to traju mjesecima kako bi taj dan sve funkcioniralo kako treba. Svečanu ceremoniju Otvaranja Dubrovačkih ljetnih igara radimo u suradnji s ustanovom Dubrovačke ljetne igre, onaj umjetnički dio je zadaća ustanove, a mi šaljemo pozivnice za uzvanike na svečanoj tribini, najčešće one iz državnog vrha. Osim pozivnica i rasporeda stajanja na tribini, koordiniramo dolaske gostiju, organiziramo prijem u Sponzi uoči svečanog Otvaranja, prijeme delegacija, a po završetku ceremonije uputimo ih na taracu Umjetničke galerije kako bi mogli pogledati vatromet. Uglavnom koordiniramo sve što se događa u tom trenu, priča Romana.
U tom periodu dolazi veliki broj izaslanstava u službeni posjet.
- Među visokim uzvanicima najčešće su ili predsjednici vlada, država ili parlamenta, a u isto vrijeme kad je i Otvaranje najčešće se odvija i Dubrovnik Forum, tako da u koordinaciji s drugim protokolima i diplomatskim protokolom danima prije s njima idemo u sigurnosno-protokolarnu prethodnicu. Točno se mora znati kad, gdje, tko i što tako da s njima sudjelujemo u pripremi da bi taj dan sve funkcioniralo po 'PS-u', slikovito će sugovornica.
Znali su u gradsku upravu dolaziti i gosti iz dalekih zemalja, recimo katarski šeik.
- Osim skupa pravila i ponašanja, sastavni dio protokola je i bonton, moramo paziti iz koje zemlje i kulture gost dolazi, važno je informirati se kako gosta ne bi uvrijedili nekim potezom. U pripremi tako gradonačelnika, zamjenicu ili predsjednika Gradskog vijeća upoznamo sa svim tim smjernicama. Recimo, boje mogu biti presudne pa pazimo na izbor boja odjeće na prijemu ili pri razmjeni protokolarnih poklona, poštujući i uvažavajući goste koje primamo. Najčešće darujemo poklone sa simbolima Grada, grbom ili Svetog Vlaha. Darovi koje službeno prima gradonačelnik su simbolični i ostaju u gradskoj upravi u posebnoj spremi, pojašnjava voditeljica Odsjeka za protokol.
- Osim strogo protokolarnih susreta, imamo i vrlo opuštene prijeme, nekih poznatih i slavnih osoba koje dođu u Dubrovnik na odmor i žele privatnost. Uglavnom nam se jave oni ili netko iz njihovog tima, izraze želju za susretom s gradonačelnikom, dodaje Romana.
Najteže su komemoracije
Takav je bio i susret gradonačelnika i glumca Harrisona Forda, kojemu je tom prilikom uručio Dubrovački statut. Gosti koji dolaze u gradsku vijećnicu primaju se u salonu i tu postoji jasan pravilnik.
- Gradonačelnik kao domaćin je na centralnom mjestu a gradonačelniku s desne strane sjedi najvažniji gost, a potom oni po hijerarhiji niži. Pratnja, službenici, gostujući članovi PR-službe, naša služba odnosa s javnošću je za drugim stolom, a osiguranje je nekad ispred, nekad unutra... Ovo je manji salon i tu su najčešće susreti 'jedan na jedan'. Gostima ponudimo sok, vodu ili kavu i najčešće je već nešto spremno kao znak dobrodošlice, kaže Romana.
- Osim posjeta visokih izaslanstava, tu su i prijemi naših sportaša i osoba iz kulturno-umjetničkog ili društvenog života koji su pridonijeli promociji Grada Dubrovnika. Organiziramo i polaganje vijenaca te obljetnice stradavanja u Domovinskom ratu.
Ono što im slijedi i za što pripremamo program je 30. obljetnica oslobođenja juga Hrvatske.
- Grad Dubrovnik organizira također i komemoracije te sprovode, što je meni s emocionalne strane najteže za odraditi, vrlo je osjetljivo. Za te prigode postoji protokol, ali to treba biti onako kako obitelj preminulog želi, naglašava Romana.
Bilo je situacija kad je za neka događanja u zadnji tren zbog nevremena trebalo promijeniti lokaciju, primjerice u Kazalište, ali s obzirom na odličnu suradnju sa svim gradskim ustanovama, to nije problem, važno je samo uvijek imati plan B. Znaju se nekad dogoditi i male izmjene u slijedu govornika ili rasporedu sjedenja, ali najčešće su to nijanse, najvažnije je da sve dobro prođe, podcrtava sugovornica.
- Protokol nema sezonu, uvijek se nešto događa, svaki dan je drugačiji. Nastojimo da na većini događaja na koje smo pozvani, bude i predstavnik Grada Dubrovnika.
Prije putovanja izvan Dubrovnika i izvan granica radi se plan putovanja i događanja, s detaljnim satnicama, adresama i kontaktima.
- Izazovno je jer ponekad ne znaš što te očekuje. Mi ovdje u gradu ili u Hrvatskoj poznajemo neke dvorane ili mjesta, a kad si u inozemstvu, ne znaš s čime ćeš se točno susresti, priznaje Romana koja voli dinamičnost u ovom poslu. Nikad joj nije dosadno jer uvijek ima nešto za odraditi ili pripremiti, a i upoznaje puno ljudi.
Kad nije na terenu ili na protokolu kao što to u žargonu "protokolarci" kažu, obavlja administrativne poslove u uredu. Posao je to koji uzrokuje puno stresa kojeg se Romana uspješno, kako u šali kaže "rješava na barci", na moru i druženjem s prijateljima i dragim ljudima.